مقدمه :
در این نوشته سعی بر این است تا به بیان اختصاری روشی به نام کاتالوگ سازی / کاتالوگینگ ( Cataloging ) برای ایجاد کد کالا و به صورت اختصاصی شرح کالاهای یک سیستم انبارداری بپردازیم .
بدیهی است که دیتاهای معرفی شده در سیستم های اطلاعاتی ذخیره سازی کالا ( منظور کد های کالا ها است ) ، در سازمان هایی که از سیستم یکپارچه اطلاعاتی استفاده می نمایند ( به اختصار ERP systems ) ، در تمامی زیر سیستم های دیگر مانند خرید ( Purchasing ) ، نگهداری و تعمیرات ( maintenance ) ، تولید ( Production ) ، کیفیت ( Quality management ) و عملکرد های مختلف آن زیر سیستم ها ، مثلاً عملکرد سیستم کنترل موجودی در زیر سیستم انبارداری در جریان هستند و بر روی آن عملکرد های آن زیر سیستم ها تاثیر مستقیم می گذارند .
حالا فرض کنید این داده ها تکراری معرفی شوند یا شرح معرفی آنها درست نباشد ، در جایی که باید به صورت تجمعی و بدون توجه به برند و مدل کالاها معرفی شوند به اشتباه با برند و مدل کالاها تعریف شوند و بر عکس ، این امر موجبات انباشت بیش از حد کالا و هدر رفتگی آن و همچنین در دسترس نبودن کالاهایی که واقعاً مورد نیاز هستند در زمانی که به آنها نیاز داریم خواهد بود . اگر کالاها را به اشتباه معرفی کنیم در اتصال کالاها به درخت محصولات در ماژول تولید یا BOM تجهیزات در ماژول نگهداری و تعمیرات دچار مشکل عدیده خواهیم شد .
حال که به اهمیت بحث معرفی کالا در زیر سیستم انبارداری خود اشرافیت پیدا کردیم باید بدانیم که طی 40 سال گذشته روش های بسیار متفاوتی در سازمان ها به منظور معرفی کالاهای انبار مانند “کد گذاری به روش طبقه بندی” ، “کد گذاری به روش MESC” ، کد گذاری به صورت ترکیبی عدد و حروف و … مورد استفاده قرار گرفته است که به دلیل ماهیت آن متد ها هر کدام به مروز زمان دارای کاهش عملکرد در دقت و افزایش اشتباه در معرفی شده اند .
روش کاتالوگ سازی یک روش تقریباً جدید است که به دلایل زیر باید از آن استفاده کرد :
- به صفر رساندن ریسک تعریف اشتباه ناشی از خطاهای نوشتاری و املاء توسط کاربران در متن شرح کالا
- معرفی کالا عطف به مشخصات آن نه نقش های آن مانند یدکی بودن یا مصرفی یا دارایی بودن و …
- جلوگیری از معرفی تکراری کالا ، چون هر کالا از طریق تکمیل کاتالوگ آن ایجاد شده و از یک فیلتر واحد رد می شود
- نظارت تکنیکی توسط افراد آگاه در هنگام ایجاد کاتالوگ کالا برای بار اول یا هر بازنگری که نیاز شود
- بررسی کلیه جوانب معرفی و انتخاب روش معرفی صحیح کالا با مشخصات آن یا بر اساس برند و مدل
- ایجاد فرهنگ سازمانی استفاده از استاندارد های مصوب برای معرفی کالاها مانند DIN – ASME و …
کاتالوگ سازی به نوعی یک روش پالایش اطلاعات ورودی به یک سیستم اطلاعاتی از طریق ایجاد یک فیلتر از پیش تعیین شده به نام کاتالوگ است و در تمامی شاخته علوم قابلیت قابلیت کاربرد را دارد . در سال های اخیر و در آموزش این روش به دفعات و در وب سایت های مختلف به eOTD و استاندارد ISO22745 اشاره می گردد ، یا استاندارد ISO8000 .
به تصاویر زیر و ارتباط بین مشخصات شیر پروانه ای و نمونه کاتالوگ آن نگاهی کلی بیندازید :
اما به دلیل در دست نبودن کامل این استاندارد ها و امکان پیاده سازی تمامی ابعاد آن در زیر سیستم طبقه بندی و معرفی کالا اگر به شرکت های که ادعای پیاده سازی آنرا نموده اند سری بزنید و به خروجی سیستم کد گذاری آنها نگاهی بیندازید ، خواهید دریافت که هر بنگاه اقتصادی به حسب برداشتی که از تکنیک مذکور داشته است شخصا ً یا به کمک مشاورین محترم و به صورت های متفاوتی اقدام به پیاده سازی آن نموده اند .
در زیر بدون در نظر گرفتن این استاندارد های مطرح شده به بیان مفهومی آن خواهیم پرداخت :
یک کاتالوگ معرفی کالا به اختصار از بخش های زیر تشکیل شده است :
1-کلید کد ( کلاس کالا / نام کاتالوگ ) :
معرفی دسته کالاهایی که باید توسط آن کاتالوگ معرفی شوند . اگر از بنده بپرسید انتخاب آن باید معرف شخصیت کالاهای کاتالوگ باشد . مثلاً برای پیچ ها می توانید از کلمه “پیچ” یا اگر صلاح بدانید برای هر نوع پیچ از کلمه مثلاً ” پیچ سر شش گوش” یا “پیچ آلنی” یا “پیچ چشمی” و … به صلاحدید استفاده کنید .
نکته : انتخاب نامگذاری اینکه کلمه را کلی در نظر بگیرید مانند “پیچ” یا “پیچ آلنی” و… به مشابهت الزامات آنها بستگی دارد . فرض کنید الزامات معرفی یک “پیچ سر شش گوش” با یک “پیچ خودکار” متفاوت است ، خوب تصمیم من این است ، من دو تا کلاس متفاوت و دو کاتالوگ جداکانه معرفی خواهم کرد .
2-الزامات ( مشخصه فنی ) :
مشخصات لازم برای معرفی کالاهای یک کاتالوگ خواهند بود . به منظور متوجه شدن نگاهی به جدول الزامات تکمیل شده برای چند فیوز سرامیکی ( سیگاری / سیلندری / کارتریجی ) بیندازید :
3-مقادیر :
ما به ازای هر شرح ایجاد شده باید مقادیر کاتالوگ فرق کند تا کد جدید غیر تکراری ایجاد شود .
مشخصات لازم برای معرفی کالاهای یک کاتالوگ خواهند بود . به منظور متوجه شدن نگاهی به جدول الزامات تکمیل شده برای چند فیوز سرامیکی ( سیگاری / سیلندری / کارتریجی ) بیندازید :
4-واحد های اندازه گیری :
واحد های اندازه گیری بیانگر اندازه مقادیر بیان شده در کاتالوگ ها هستند .
5-علایم نوشتاری :
به جدول تکمیل شده بالا برای چند قلم فیوز سرامیکی و سپس استخراج شرح آنها بر اساس پروتکل نوشتاری به شرح زیر توجه فرمایید :
- بین نام کلاس و بقیه عبارت علامت “:” قرار دهید .
- الزامات را با علامت “،” از هم جدا کنید .
- در انتهای عبارت و برای خاتمه جمله علامت “;” قرار دهید .
6-قوائد املاء نوشتاری :
- باید دانست در هر دو صورت استفاده از نرم افزار کدساز یا با مثلاً تنظیم این کاتالوگ در اکسل و دریافت خورجی از آن یک سری قراردادها در حووزه نوشتاری و شرح نویسی و رعایت املاء کلمات در حالت انگلیسی و فارسی باید بین کاربران هر سازمان توافق گردیده و به اصطلاح تحت کنترل قرار بگیرد . در زیر به عنوان نمونه به بیان تعدادی از آنها خواهیم پرداخت . شما نیز باید نمونه این قوائد را برای سازمان خود مدلسازی کنید .
- درج فاصله بین کلمات دارای معنی واحد در نوشتار فارسی ممنوع است . مانند نوشتار صحیح “آفتابگیر” .
- سر هم نوشتن کلمات دارای معنی جداگانه بدون درج فاصله ممنوع است . مانند نوشتار صحیح “از جمله” .
- علامت ممیز نوشتاری در شح فارسی “.” و در انگلیسی “.” و یکسان می باشد .
- نوشتار صحیح مقادیر کسری در شرح انگلیسی و فارسی “/” می باشد .
- برای نوشتن اعداد مخلوط مانند مثال روبر عمل شود “4/1 1 ( درج فاصله بین قسمت کامل و مخلوط کسر اجباری است ) .
- درج علائم نوشتاری مربوط به واحد های شمارش واندازه گیری با انتخاب از دیکشنری تایید شده توسط ادمین صورت خواهد پذیرفت .
- مقادیر مشخصه ها اگر به انگلیسی باشد مانند نام های قطعات یدکی … در مقادیر کاتالوگ فنی به انگلیسی نوشته می شود .
- استفاده از واژگان به صورت انگلیسی در کاتالوگ فارسی اگر نام متعارف فارسی داشته باشند ممنوع است . مانند bolt و پیچ .
- قید پرانتز در شرح کالا ممنون است .
- علامت تلرانس بین مثبت و منفی به صورت روبرو در شرح انگلیسی و فارسی نوشته می شود”±” .
- علامت تقریب در شرح انگلیسی و فارسی به صورت روبرو نوشته می شود “~” .
- استفاده از علایم نامتعارف مانند “©” یا “¥” یا “@” در شرح کالا به هر صورت ممنوع است .
- تمامی مدل ها ، شماره نقشه ها ، برند ها و اسامی خاص در شرح کالای انگلیسی به صورت بزرگ نوشته می شود . مانند ” SIEMENS” .
- در شرح انگلیسی بلند اولین حرف کلمه مربوط به نام کلید کد کاتالوگ با حروف زرگ نوشته می شود .
- در شرح انگلیسی کوچک کلیه حروف به صورت کوچک نوشته می شود بجز مدل و برند و اسامی خاص مانند شماره نقشه و مدارک فنی .
- علامت جداکننده بین کلید کد کاتالوگ و مابقی کاتالوگ “:” .
- علامت انتهای جمله جهت بستن شرح ایجاد شده با کاتالوگ در شرح فارسی”؛” و در شرح انگلیسی “;” است .
- علامت جدا کننده بین الزامات در درون کاتالوگ در شرح فارسی”،” و در شرح انگلیسی “,” می باشد .
7-دیکشنری های فنی باز :
به اصطلاح فوت کوزه گری این روش استفاده از کلمات از پیش تعیین شده در ساخت جملات است . سوالی را از شما دارم . چه دلیل دارد اگر از یک واحد اندازه گیری مانند “میلی متر” در بیان اندازه ای در شرح یک کالا استفاده می نماییم هر بار آنرا دستنویس کنید که مثلاً یکبار با املاء “میلی متر” بنویسیم و یا یکبار با املاء”میلیمتر” یا حتی شرح انگلیسی آن و شکل اختصاری آن را به اشتباه بنویسیم .
همین موضوع را به بیان نام الزامات تامیم دهید . مثلاً چه لزومی دارد هر بار در هر کاتالوگ از کلمه “سایز” می خواهیم استفاده نماییم بنویسیم “سایز” . پیشنهاد من یکبار نوشتن آن در یک مکان مانند دیکشنری لغات الزامات است و بعد از آن در هر بار استفاده ، فراخوانی آن از دیکشنری . در اینصورت امکان بروز خطا را نیز کاهش داده ایم .
دیکشنری فنی باز شامل دو دیکشنری زیر خواهد بود :
- دیکشنری واحد های اندازه گیری
- دیکشنری الزامات فنی
ارسلان ایزدپناه شیرازی
ادمین وب سایت انباریها
دیدگاهها