ارزیابی عملکرد واحد انبار یکی از عوامل کلیدی در مدیریت موثر زنجیره تأمین بحساب می آید که تأثیر مستقیمی بر بهرهوری و کارایی سازمان دارد. برای ارزیابی عملکرد انبار، باید به جنبههای مختلف عملیاتی، مالی و استراتژیک این عملیات توجه شود. در ادامه، مراحل و معیارهای مهم برای ارزیابی عملکرد انبار ارائه شده است:
۱. تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs)
شاخصهای کلیدی عملکرد به مدیران کمک میکنند تا عملکرد انبار را اندازهگیری و تحلیل کنند. قبل از هر چیز به جهت ارزیابی عملکرد واحد انبار باید شاخص هایی مانند زیر معرفی و نحوه ارزیابی و عدد هدف آنها ( یا روند آنها اینکه افزایشی یا کاهشی باشند ) و بستر سازی جمع آوری اطلاعات برآورد آنها مورد مطالعه قرار گیرند . برخی از مهمترین KPIs عبارتند از:
- دقت موجودی: میزان تطابق موجودی سیستمی با موجودی واقعی.
- سرعت پردازش سفارش/درخواست: مدت زمان لازم برای پردازش و ارسال سفارشها.
- تحویل به موقع: تعداد سفارشهایی که در زمان مقرر/برنامه ریزی شده تحویل داده میشوند.
- هزینه نگهداری موجودی: هزینههای مرتبط با ذخیرهسازی، انبارداری، و فرسودگی کالاها.
- بهره وری فضا: میزان بهرهوری از فضای موجود در انبار.
- میزان خرابی یا آسیب به کالا: درصد کالاهایی که در انبار آسیب میبینند.
- زمان معرفی کالا در سیستم : مدت زمان لازم برای معرفی کالای جدید به سیستم اطلاعاتی.
- کنترل موجودی کالا : شناسایی و کنترل موجودی اقلام مهم با درجه اهمیت های متفاوت.
- عدم تحویل کالا : تعداد / میزان / نرخ مراجعات ناموفق به جهت دریافت کالا.
۲. بررسی فرآیندها و عملیات انبار
در این مورد با طراحی چک لیست های مناسب و ارزیابی و ممیزی صحیح می توانید از تحت کنترل بودن فرآیند ها یا عملیات انباری کسب اطمینان نمایید . چک لیست های طراحی می توانند پیرامون ارزیابی مواردی منجمله موارد زیر باشند :
- طراحی چیدمان انبار: بررسی کنید که آیا چیدمان انبار بهینه است و دسترسی به کالاها آسان است یا خیر.
- مدیریت موجودی: اطمینان از استفاده بهینه از سیستمهای مدیریت موجودی برای کاهش کمبود یا مازاد کالا.
- مدیریت پذیرش و ارسال: بررسی سرعت و دقت فرآیندهای دریافت و ارسال کالا.
۳. ارزیابی نیروی انسانی
به جهت ارزیابی عملکرد نیروی انسانی انبار می توان اقدام به طراحی و برگزاری آزمون های ادواری به صورت عملی و شفاهی نمود . طراحی هوشمندانه یک آزمون متناسب با شرح شغل افراد مشغول به فعالیت در واحد انبار می تواند در ارزیابی دانش و مهارت این افراد کمک بسزایی نماید . این آزمون ها می توانند جهت ارزیابی مهارت هایی مانند موارد زیر مورد استفاده واقع شوند .
- بررسی بهرهوری پرسنل انبار را از نظر سرعت، دقت و مهارت در انجام کارها.
- میزان آموزش و تخصص کارکنان در استفاده از ابزارها و سیستمهای انبارداری.
۴. استفاده از فناوری در انبار
استفاده از فناوری و ابزارهای آن یکی از راه های افزایش سرعت ، دقت و حذف موداهای انبارداری است . استقرار این زیر ساخت ها به صورت معمول با صرف هزینه قابل توجه سخت و نرم افزاری همراه است ، همچنین از بعد زمانی پیاده سازی آنها مشمول زمان قابل توجه می گردد . امروزه ابزارهای متنوعی جهت مکانیزاسیون عملیات انبارش و لجستیک طراحی و گردیده اند . سیستم های شناسایی خودکار ، رابط های کاربری عملیات اتوماتیک (کیوسک های هوشمند ) ، ابزارهای جابجایی خودکار کالاها و مواد ، سیستم های کنترلی مبتنی هوش مصنوعی همه و همه مظاهر مختلفی از استفاده از فناوری در ساختار انبار می باشند . با توضیحات مطرح شده میزان تجهیز انبار به فناوری را می توان از طریق معرفی پروژه های بهبود عملکرد ، پایش آنها و پس از پیاده سازی با کنترل اثرات آنها ارزیابی نمود .
۵. تحلیل مالی
تمامی عملیات سازمانی حول محور کسب درآمد و کاهش هزینه ها و ارتقاء بهره وری متمرکز می شود . در نتیجه یک ارزیابی صحیح باید وجوه مالی و ریسک های وارده به آنرا نیز پوشش دهد . در این خصوص در سیستم های کنترلی ادواری مانند سیستم های مدیریت کیفیت با قرار دادن شاخص های کیفی هزینه ای می توان از جمع آوری دیتای لازم و ارزیابی آن کسب اطمینان نمود . مواردی از جمله موارد زیر بر این ارزیابی های عملکرد مالی در واحد انبار اولویت دارند .
- نسبت هزینههای انبارداری به کل هزینههای سازمان.
- میزان موجودی غیرقابل فروش یا منسوخ.
- نرخ بازدهی سرمایهگذاری در انبار (ROI).
۶. بررسی بازخورد مشتریان داخلی و خارجی
در این مورد می توان با پیاده سازی زیر ساخت های متناسب در دریافت شکایات مشتریان داخلی و خارجی یا راه اندازی نظام های انگیزشی مانند نظام پیشنهادات نسبت به ایجاد پل ارتباطی بین متولیان امر مشتریان سازمانی کسب اطمینان نمود . ارزیابی انجام شده در حوزه شکایت ها از عملکرد انبار پیرامون مواردی از جمله موارد زیر خواهد بود :
- شکایات مرتبط با سفارشهای نادرست یا تاخیر در تحویل کالاها.
- رضایت واحدهای دیگر سازمان که با انبار در تعامل هستند، مانند تولید و فروش.
۷. انجام مقایسه (Benchmarking)
در دنیای امروز آزموده را آزمودن نه تنها خطاست بلکه مشمول اتلاف زمان و هزینه و تاثیر منفی در دستیابی به اهداف می باشد . شما در این مورد می توانید با نگاه کردن به سازمان های پیشرو و موفق و الگو برداری از اصول کار ، ابزار و فرآیند های آنها به میزان قابل توجهی زمان و هزینه خود را در نیل به یک سازمان مشابه متعالی ذخیره نمایید . در این مورد با مقایسه عملکرد انبار با استانداردهای صنعت یا رقبای مشابه نسبت به شناسایی نقاط قوت و ضعف خود اقدام نمایید. این عملیات می تواند به صورت یک پروژه جداگانه و در بازه ای از زمان برای یکبار انجام گردد و منجر به ارتقاء عملکرد سیستم یا حرکت از سطحی به سطح بالاتر شود .
۸. گزارشدهی و بهبود مستمر
- جمعآوری دادهها و تهیه گزارشهای دورهای.
- شناسایی نقاط ضعف و برنامهریزی برای بهبود فرآیندها.
ابزارها و تکنیکهای مفید
استفاده از تکنیک های تحلیلی در حل مسائل ها و چالش های تحلیلی مانند موارد زیر در شناسایی نقاط قوت و ضعف می تواند بسیار موثر باشد .
- تحلیل SWOT: شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها.
- شش سیگما (Six Sigma): برای کاهش خطاها و بهبود کیفیت فرآیندهای انبار.
- تحلیل ABC: طبقهبندی کالاها بر اساس اهمیت و ارزش آنها برای بهبود مدیریت موجودی.
نتیجه گیری : اگر به دنبال راه اندازی یک سیستم ارزیابی موفق جهت ارتقاء سطح عملکرد در واحد انبار خود هستید باید به تمامی زوایای موجود تعدادی و هزینه ای ، تخصصی و فرصت هایی برای بهبود توجه فرمایید .
دیدگاهها